00 Cómo usar la guía básica
Esta guía está dirigida a los equipos que utilizan Malbec Records en su trabajo diario.
Si es la primera vez que ingresas al sistema, el mejor punto de partida es la sección Cómo ingresar, seguida de Tu primer lanzamiento, que permite completar un ciclo de trabajo de principio a fin. La sección Preguntas frecuentes ayuda a resolver dudas puntuales, y la sección Soporte indica los canales de ayuda disponibles.
Sobre los roles: lo que cada persona puede ver en el sistema depende del rol asignado. Si una sección menciona una función que no aparece en la pantalla, es porque ese rol no tiene habilitado el acceso a ella.
01 Qué es Malbec Records
Malbec Records es el sistema donde el sello gestiona el ciclo completo de un lanzamiento, desde el contrato con el artista hasta el cobro de lo que genera.
En lugar de repartir la información entre hojas de cálculo, correos, mensajes y documentos sueltos, todo queda reunido en un solo lugar, alrededor de cada lanzamiento. En una misma vista es posible ver el estado de un lanzamiento, sus gastos, sus ingresos y cuánto está rindiendo. Lo que antes había que reconstruir manualmente queda disponible y actualizado.
1.1 El corazón del sistema: los lanzamientos del sello
Todo en Malbec Records se organiza alrededor del proyecto. Cada lanzamiento es un proyecto, y de él dependen los demás elementos: el contrato, los ISRC, la metadata del producto, el plan de marketing, los asuntos legales, el presupuesto y los gastos. Al abrir un proyecto, cada equipo puede empezar a trabajar: cada una de esas áreas aparece en su propia pestaña.
1.2 Cómo está organizado
El menú lateral se divide en áreas que reflejan el trabajo del sello:
-
01 Centro de proyectos
Project Hub
El punto de partida, donde vive cada lanzamiento.
-
02 Entregables
El registro de producto del lanzamiento, el plan de marketing y Legal / A&R.
-
03 Analítica
Dashboards de gastos e ingresos.
-
04 Ingresos y gastos
Control de pagos, administración, panel de presupuestos y nóminas.
-
05 Operaciones
Generación de ISRC, registro de artistas y proveedores, y planificación (lanzamientos, shows y viajes).
-
06 Sistema
Gestión de usuarios, roles y soporte.
Cada persona accede a las secciones, áreas e información habilitadas para su rol. Este punto se amplía en Qué ves según tu rol.
02 Cómo ingresar
2.1 Tu invitación
La invitación llega por correo electrónico a la dirección institucional con la que se registró a la persona. Al abrirla, se encuentra un enlace para crear la cuenta. Ese paso activa el usuario: hasta completarlo, el sistema lo registra como “invitado sin ingresar”.
2.2 Primer ingreso
La pantalla de inicio de sesión se muestra en inglés. Una vez dentro, la plataforma adopta el idioma configurado en la cuenta. El ingreso lleva a Home, la pantalla de inicio.
2.3 Seguridad de tu cuenta
Desde el menú de usuario es posible gestionar la seguridad de la cuenta (passkeys y dispositivos). Por allí también se puede registrar la huella digital del dispositivo para agilizar el acceso: una vez registrada, basta la huella para entrar, sin escribir la contraseña. Recomendamos configurarlo en el primer ingreso para proteger la cuenta.
Menú de cuenta → Seguridad /security
2.4 Qué ves según tu rol
Cada usuario tiene el menú lateral personalizado de acuerdo con sus accesos y permisos: muestra los módulos habilitados para su rol. Por eso dos integrantes del mismo equipo pueden ver menús distintos. Cuando se necesita un módulo que no aparece, el administrador de la organización puede habilitarlo.
2.5 Home y el asistente
Home es el punto de partida y también incluye un asistente conversacional. Se le puede preguntar en lenguaje natural cómo realizar una tarea o dónde se encuentra una función, y ofrece orientación.
Inicio /
03 Tu primer lanzamiento
Cada lanzamiento es la pieza que sostiene al resto del sistema: al crearlo, todos los equipos pueden empezar a operar de acuerdo con sus objetivos.
En el Centro de proyectos se crea un proyecto nuevo para el lanzamiento y se completa la metadata base (nombre, artista, fecha estimada). Este proyecto será el espacio para gestionar todo el lanzamiento.
En este paso se definen el tipo de proyecto (EP, Single o Álbum), el equipo asignado y el presupuesto estimado para su ejecución.
Centro del proyecto /modules/project-hub
Desde la pestaña general del proyecto se vincula el contrato del artista. Si todavía no está cargado, se crea y se envía a firma (a través de la plataforma de firma predeterminada por el sello); el estado de la firma se actualiza automáticamente. Cada contrato se vincula al release, track o ISRC del lanzamiento.
Si aún no cuentas con un contrato, puedes vincularlo después.
Contratos /modules/contracts
Se asigna el ISRC del track, generando uno nuevo o tomando uno del repositorio de ISRC disponibles. Un ISRC nuevo se vincula sin afectar las canciones ya lanzadas del artista.
Operaciones → Canciones / ISRCs /modules/isrc
Desde el módulo de pagos se genera la solicitud de gasto del proyecto, por ejemplo hacia un proveedor. La solicitud pasa por el flujo de aprobación y, una vez aprobada, se gestiona el pago.
Ingresos y Gastos → Solicitud de orden de compra /modules/cpa
3.1 Cómo saber que el flujo está completo
Con un proyecto creado, un contrato vinculado, un ISRC asignado y un pago solicitado, el ciclo mínimo queda cerrado. Repetir el recorrido con algunos lanzamientos es suficiente para dominar la base del sistema.
Sobre el presupuesto. Si un gasto supera el presupuesto del proyecto, el sistema puede bloquear la solicitud. No se trata de un error, sino del control de presupuesto funcionando según lo previsto.
04 Catálogo de flujos por área
Superado el recorrido base, cada área tiene sus propios flujos. Esta sección funciona como referencia.
4.1 Operaciones El motor de datos
ISRC (Tracks database)
Generación de ISRC de uno en uno o en lote (hasta 100), carga de ISRC existentes y uso de presets de 12 caracteres para audio o video. El sistema valida que no haya duplicados por artista + track + tipo, y el historial puede exportarse en CSV.
Operaciones → Canciones / ISRCs /modules/isrc
Artistas y proveedores
Registro de artistas, proveedores e individuos. El sistema verifica que no se repitan (por correo, CUIT / tax ID o documento de identidad). Estos datos alimentan después a contratos, pagos y releases.
Operaciones → Artistas y Proveedores /modules/artists
Planificación
Calendario de lanzamientos, shows y viajes, con integración a Google Calendar.
Operaciones → Planificación /modules/planning
4.2 A&R / Producto Metadata y autorizaciones
Registro de producto
Completar y verificar la metadata del release y los tracks antes de distribuir a las plataformas (DSPs). El sistema señala los campos faltantes e indica si el producto está listo para distribuirse.
Entregables → Producto /modules/registro-producto
Legal / A&R
Carga de autorizaciones de uso (waivers) y acuerdos, con firma en PDF o DocuSign.
Entregables → Legal / A&R /modules/legal-compliance
4.3 Marketing Plan de campaña
Entregables
Elaboración del plan de marketing del proyecto, con ítems por línea de campaña (influencers, plataformas, contenidos), cada uno con responsable, fecha y archivos.
Entregables → Marketing /modules/deliverables
4.4 Contratos De la carga a la firma
Subir o crear un contrato con su metadata, vincularlo al release, track o ISRC, enviarlo a firma y seguir su estado. El almacenamiento puede ser nativo de Malbec o vía DocuSign, según la configuración del sello.
Contratos /modules/contracts
4.5 Administración / Finanzas Pagos, presupuesto, ingresos
Órdenes de pago
El circuito completo del gasto, de la solicitud al análisis:
En Analítica el gasto se agrupa por área, artista, territorio o concepto.
Ingresos y Gastos → Solicitud de orden de compra /modules/cpa
Budget Panel (Panel de presupuestos)
Definición del presupuesto anual por artista (grabación, video y producción, marketing, más contingencia), visto en contraste con el gasto real. El panel avisa al acercarse al límite.
Ingresos y Gastos → Panel de presupuesto /modules/budget
Revenue Dashboard
Carga de los archivos del distribuidor (Orchard) para ver ingresos, RPM y streams por territorio, plataforma y tipo de transacción, con la variación interanual. Incluye un chat de IA para consultar los datos.
Analítica → Dashboard de Ingresos /modules/revenue
Nómina (Payroll)
Empleados, aumentos proyectados y aplicados, y exportación para conciliación.
Ingresos y Gastos → Nómina /modules/payroll
4.6 Administrador de la organización Área Sistema
User Management
Invitación de usuarios y seguimiento de quiénes aceptaron y quiénes todavía no ingresaron.
Sistema → Gestión de Usuarios /modules/users
Role Builder
Definición de roles y de lo que cada uno puede hacer en cada módulo (ver, editar, aprobar, exportar, eliminar). Aquí se resuelve, por ejemplo, quién puede aprobar documentos legales.
Sistema → Constructor de Roles /modules/roles
Configuración
Integraciones, catálogos (repowners, áreas, categorías de presupuesto, conceptos de gasto) y flujo de aprobación de pagos.
Configuración /configuration
05 Preguntas frecuentes
Las respuestas completas y actualizadas viven dentro del sistema, en la página de FAQs, organizadas en tres categorías.
Menú de cuenta → FAQs /faqs
5.1 Seguridad & Privacidad
Cómo funciona el aislamiento de cuentas entre organizaciones
Dónde se almacenan los datos
Quién, dentro de Malbec, puede acceder a la información
Si se usan datos para entrenar modelos de IA
5.2 Permisos & Roles
Quién define los permisos
Cómo controlar la visibilidad por equipo
Qué puede hacer un Admin, un Editor y un Viewer
5.3 Mi Cuenta
Cómo ingresar a Malbec OS
Cómo cambiar el idioma de la interfaz
Cada categoría es desplegable dentro del sistema. Si tu duda no está cubierta, consulta los canales de soporte.
06 Soporte — dónde pedir ayuda
Ante un problema o una duda sobre cómo continuar, hay tres canales, del más ágil al más formal.
El asistente de Home
La primera parada. Responde en lenguaje natural cómo hacer una tarea o dónde está una función, sin necesidad de abrir un ticket.
Guías dentro de la pantalla
Tres recursos sin salir del sistema:
Ver tour
Recorrido guiado de 10 pasos por los elementos básicos de la interfaz: el asistente, las notificaciones, las pestañas, el menú lateral y las opciones de cuenta.
Menú de cuenta → Ver tour
FAQs
Las tres categorías de preguntas frecuentes, detalladas en Preguntas frecuentes.
Menú de cuenta → FAQs /faqs
Wiki
Video-tutoriales cortos de los principales flujos.
Menú de cuenta → Wiki /wiki
Abrir un ticket — Feedback & Support
Para reportar un problema o pedir algo que requiere la intervención del equipo. El ticket se asigna al equipo para su resolución.
Sistema → Soporte /modules/feedback